KI-Angebotsassistent: Angebote aus E-Mails & PDFs

Angebote in Minuten: vom Kundenwunsch zum strukturierten Entwurf mit Kuwago

Kuwago unterstützt Vertriebs- und Innendienst-Teams in B2B-Unternehmen, im technischen Handel, in Systemhäusern und im Projektgeschäft dabei, Angebote aus unstrukturierten E-Mails, PDFs und Anforderungskatalogen in Minuten zu erstellen. Die Lösung sammelt relevante Informationen, überträgt sie automatisch in eine Angebotsstruktur, prüft sie vor und reduziert so Fehlerquellen, verkürzt Durchlaufzeiten und erhöht die Chance, im Wettbewerb früh ein passendes Angebot zu platzieren.

Unstrukturierte E-Mails, PDF-Anfragen und Anforderungskataloge werden automatisch zerlegt: Die Software liest die Anfrage, identifiziert Bedarf und Mengen, ordnet passende Artikel zu und erzeugt daraus in kurzer Zeit einen strukturierten Angebotsentwurf.

Unstrukturierte Kundentexte werden ohne Copy & Paste, ohne Excel-Sammlungen und ohne manuelles Nachschlagen im Artikelstamm in saubere Angebotspositionen überführt. Das beschleunigt die Reaktion auf Anfragen, senkt das Fehlerrisiko und schafft Freiräume für Beratung und Abschlussgespräche.

Wie Kuwago Anfragen interpretiert

Die KI verarbeitet gängige Textquellen und filtert automatisch alle relevanten Informationen heraus. Sie erkennt gewünschte Produkte, Mengen, Varianten, technische Spezifikationen und Lieferkonditionen und interpretiert auch Bedarfe, die nicht als klassische Bestellliste formuliert sind.

Beispiel: Geht eine Mail wie „Wir benötigen für unsere neue Niederlassung eine komplette Netzwerk- und WLAN-Ausstattung inkl. PoE-Switches und Montage“ ein, erstellt Kuwago automatisch eine Bedarfsliste mit Komponenten, Stückzahlen und passenden Kategorien aus dem vorhandenen Sortiment – ohne dass jemand die Anfrage manuell interpretieren muss.

Automatische Artikelsuche im Artikelstamm und in früheren Angeboten

Nach der Bedarfsermittlung durchsucht Kuwago eigenständig den Artikelstamm nach passenden Produkten und berücksichtigt dabei Artikelbezeichnungen, technische Merkmale, Sets, Alternativartikel und bevorzugte Hersteller. So entstehen Angebotsentwürfe mit genau den Artikeln, die auch bei einer manuellen Auswahl genutzt würden – nur deutlich schneller.

Zusätzlich wertet die Lösung frühere Angebote und etablierte Lösungspakete aus und schlägt häufig eingesetzte Bundles, Servicepakete oder Wartungsverträge automatisch vor, sobald sie zur Anfrage passen. Auf diese Weise bleiben Angebote konsistent und professionell, während der Aufwand für wiederkehrende Standardlösungen sinkt.

Vom Freitext zum gegliederten Angebotsentwurf

Alle erkannten Informationen werden zu einem strukturierten Angebotsentwurf zusammengefasst. Kuwago erzeugt Positionen mit Mengen, Kurztexten, Beschreibungen, Titeln und Zwischenüberschriften und integriert bei Bedarf optional gekennzeichnete Positionen oder Alternativangebote direkt in den Entwurf.

Der Entwurf bleibt jederzeit anpassbar: Inhalte, Mengen, Preise und Formulierungen lassen sich vor der Freigabe im Detail prüfen und bearbeiten.

• Artikel: Kuwago schlägt passende Artikel automatisch vor und lässt sie bei Bedarf austauschen
• Mengen: Das System leitet Mengen aus der Anfrage ab und ermöglicht jederzeit manuelle Korrekturen
• Preise: Preise werden aus dem eigenen System übernommen, Rabatte und Rundungen sind flexibel möglich
• Titel & Texte: Kuwago erstellt automatisch Struktur, Titel und Beschreibungstexte, vollständig editierbar

Typische Einsatzszenarien: von der Kundenmail bis zur Angebotsfreigabe

Eingescanntes PDF, Sammel-E-Mail mit Wunschliste oder umfangreicher Anforderungskatalog werden gleichermaßen verarbeitet. Mitarbeitende ziehen Dateien direkt ins System oder leiten E-Mails an Kuwago weiter, und kurz darauf steht ein erster Angebotsentwurf bereit.

Unter anderem lassen sich folgende Einsatzfälle abdecken:

• Vertrieb: Schnelle Reaktionen auf Kundenanfragen, auch bei hoher Auslastung
• Projektgeschäft: Komplexe Anforderungskataloge werden automatisch in strukturierte Angebotspositionen überführt
• Service & Wartung: Wiederkehrende Leistungen werden eigenständig gebündelt und einheitlich angeboten
• Ersatzteile & Nachbestellungen: Ungenaue Beschreibungen werden interpretiert und passende Ersatzartikel vorgeschlagen

So verkürzt Kuwago die Angebotsdurchlaufzeiten deutlich und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass das eigene Angebot früh und strukturiert beim Kunden ankommt.

Vorteile für Vertrieb und Innendienst

Kuwago verbindet Tempo, hohe Qualität der Angebotsentwürfe und einfache Bedienung. Neue Mitarbeitende können auch ohne tiefes Produktwissen in kurzer Zeit belastbare Angebote vorbereiten, die anschließend von Fachkräften final geprüft werden.

• Weniger Routinearbeit: Manuelles Abtippen aus PDFs oder E-Mails entfällt durch automatische Verarbeitung
• Weniger Fehler: Arbeit auf einer einheitlichen Artikelbasis vermeidet Suchen und Kopieren an verschiedenen Stellen
• Mehr Tempo: Angebote entstehen in Minuten statt in stundenlanger Vorbereitung, insbesondere bei Standardanfragen
• Mehr Fokus auf Kunden: Kuwago schafft Zeit für Beratung, Zusatzangebote und Nachverfolgung
• Professioneller Auftritt: Konsistente Texte, klare Struktur und vollständige Positionen sorgen für einheitliche Qualität

Preis- und Angebotsstrategie bleiben vollständig steuerbar: Das Unternehmen definiert Rabatte, Staffelpreise und individuelle Bedingungen, und Kuwago liefert automatisch die strukturierte Grundlage für den finalen Feinschliff.